Questions et réponses / 3

Est-ce que votre vérification vise à identifier des coupables au sein de notre personnel?

Tel que mentionné précédemment, la plupart des services de comptes à payer traitent correctement la très grande majorité des factures. Nous partons toujours du principe que les erreurs identifiées ont été commises en toute bonne foi. Notre première rencontre avec votre personnel vise donc d'abord à apaiser toutes craintes et clarifier notre mandat. De plus, nous profitons de toutes les occasions pour effectuer un renforcissement positif auprès de vos employés, en leurs proposant simplement des façons de faire permettant de minimiser les erreurs. Les professionnels de Stratégie 360 revoient objectivement les relations entre les services et leurs implications avec le groupe des comptes à payer afin d'identifier les améliorations potentielles.

Comment pouvez-vous procéder à cette vérification sans que cela constitue une charge de travail supplémentaire pour notre personnel?

Le personnel de Stratégie 360 est très soucieux des processus d'affaires de votre entreprise. Nous nous engageons donc à ne pas interrompre le déroulement de vos opérations. Pour le démarrage du projet, nous aurons besoin d'environ une heure avec votre contrôleur ou votre responsable des comptes à payer, et de quelques minutes en compagnie de votre responsable de l'informatique ou son représentant. Par la suite, nous demandons que cette dernière personne nous fournisse l'historique des transactions des comptes à payer sur un fichier convivial pour notre utilisation éventuelle. Cette étape peut prendre environ deux heures de travail, en fonction de la disponibilité des données informatiques. Au début de notre mandat, nous souhaitons rencontrer votre personnel pour environ 30 minutes afin de leur expliquer brièvement les grandes lignes de notre mandat dissipant ainsi toutes les appréhensions et obtenant leur collaboration. Par la suite, nous aurons besoin occasionnellement de l'un ou l'autre d'entre eux, mais uniquement pour des questions qui pourraient survenir lors de notre vérification.

Est-ce que vous travaillerez dans nos bureaux?

Les professionnels de Stratégie 360 s'adaptent à toutes les conditions de travail mises à leur disposition. Pour des raisons d'efficacité et d'appréciation des processus mis en cause par notre vérification, nous privilégions l'usage d'un espace de travail (même réduit) mis à notre disposition afin de réaliser notre mandat. De plus, nous souhaitons utiliser (en mode lecture seulement) un de vos ordinateurs pour accéder au module des comptes fournisseurs afin d'être informés de toutes les dernières transactions reflétées dans votre comptabilité.